Política de contratações do Senado traz economia e melhor uso dos recursos

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Em 2015, pela primeira vez, o Senado concluirá seu plano de contratações no ano anterior à execução dos contratos. A antecedência alcançada é resultado de mudanças na gestão, que passou a exigir mais planejamento e integração das áreas na identificação de demandas por aquisições e serviços.

Com a política de contratações adotada pelo Senado, as unidades administrativas que mais atuam com contratos elaboraram nove projetos, dentro do Programa de Sistematização de Contratações, a fim de melhorar a metodologia adotada na Casa.

As medidas incluem a criação de um comitê e do plano de contratações, a centralização da elaboração de termos de referência e projetos básicos por áreas técnicas e a transferência da atribuição de realizar pesquisas de preço para cada área demandante. Até abril deste ano, a Secretaria de Administração de Contratações (Sadcon) acumulava as pesquisas de todos os processos.

De acordo com o gerente de um dos projetos desenvolvidos pelo programa, Vilmar Fonseca, a exigência de planejamento e as mudanças trazem uma nova cultura para o Senado, proporcionando mais eficiência e eficácia para a instituição:

— Passamos a ter melhor controle de gastos e dos processos de contratação, com o acompanhamento do item desde a demanda pelo setor até a entrega pelo fornecedor. A administração pode medir melhor e consegue alocar seus recursos e equipes de acordo com cada item previsto. O Senado passa a gastar com mais qualidade.

Todo o processo é registrado e pode ser acompanhado por sistemas desenvolvidos pela Secretaria de Tecnologia da Informação do Senado (Prodasen). Os programas permitem o controle desde a autuação do processo de compra até a conclusão da licitação.

As mudanças vêm sendo implementadas nos últimos três anos e foram formalizadas em 2014, quando a Política de Contratações do Senado foi instituída por um ato da Comissão Diretora. Essa política estabelece princípios, diretrizes, competências e instrumentos que visam racionalizar e assegurar eficiência no processo de contratação.

— Antes, era possível que unidades distintas da Casa encaminhassem à Sadcon termos de referência para a aquisição de um mesmo tipo de objeto. Se três áreas precisavam de arquivos deslizantes, por exemplo, eram feitos três processos de contratação diferentes. Hoje, as demandas são planejadas com mais antecedência e encaminhadas para uma área responsável, chamada de Unidade Supridora, que poderá concentrar tudo em um único processo — explicou Maxwell Ribeiro, coordenador de Planejamento e Acompanhamento Orçamentário da Secretaria de Finanças, Orçamento e Contabilidade (Safin).

Com a mudança, completou ele, o Senado minimiza os custos operacionais, evita o retrabalho e ganha em celeridade e economia de escala.  O planejamento permite ainda que as unidades consigam prever necessidades baseadas em demandas apresentadas por outras áreas.

Para que as demandas se tornem itens do plano de contratações, elas devem ser aprovadas pelo comitê de contratações, formado pela diretora-geral e pelo diretor-geral adjunto de contratações, além de titulares de outras áreas administrativas. Com isso, as contratações não precisam mais ser aprovadas individualmente pela Diretoria-Geral, garantindo mais rapidez em todo o processo.

Venda da folha

Segundo Rolf Regehr, coordenador do Escritório Corporativo de Governança e Gestão Estratégica (Egov), outro avanço significativo foi a formação de comitês consultivos, evitando que um processo tramitasse diversas vezes entre as áreas.

— Um setor elaborava um projeto com suas argumentações em várias páginas. Esse documento tramitava para outra área, que fazia um parecer com mais várias páginas, e o devolvia ao setor original. Isso podia levar dias.  Agora, as unidades se reúnem e, em uma reunião, já resolvem várias etapas — descreveu.

Além da antecipação na previsão das contratações, as medidas de racionalização dos processos contribuíram para a melhora na execução das despesas de investimentos do Senado. Embora houvesse recurso para atender as demandas, a instituição não conseguia executar o orçamento dentro do exercício. Com a melhor gestão dos processos, aumentou o aproveitamento proporcional da verba disponível.

No ano passado, houve ampliação do orçamento autorizado devido às receitas obtidas com a venda da folha de pessoal do Senado para o Banco do Brasil e a Caixa Econômica. Em 2014, o Senado recebeu R$ 50 milhões, do total de R$ 100 milhões alcançados com a venda. Esses recursos estão sendo destinados especialmente à modernização tecnológica, com contratações para o Plenário e comissões, nas áreas de Tl, polícia e comunicação social.

Os objetos que deverão ser contratados em 2016 deverão estar previstos e incluídos no plano de contratações até agosto de 2015. Casos imprevistos poderão ser considerados, mas também deverão ser aprovados pelo comitê e incluídos no plano posteriormente.

— Exceções acontecem em qualquer lugar, instituições públicas e privadas, mas não podemos ter uma gestão toda baseada em excepcionalidades — afirma Vilmar.

Em 2014, o Senado executou 72,4% das despesas de investimentos empenhadas. Foi o maior percentual de execução registrado desde 2009.